Mange bestyrelser i københavnske ejerforeninger består af naboer, der har sagt ja til at tage en tørn. Det fungerer fint, så længe opgaverne er overskuelige. Men når regnskabet vokser, restancerne hober sig op, eller taget skal skiftes, melder spørgsmålet sig: skal vi have en administrator, og hvad får vi egentlig ud af det?
Bestyrelsen bevarer ledelsen
En ejerforening er efter ejerlejlighedsloven et obligatorisk fællesskab af alle ejerne i ejendommen. Har foreningen ikke vedtaget andet, gælder normalvedtægten for ejerforeninger, og efter den er det generalforsamlingen, der med almindeligt flertal beslutter, om foreningen skal have en administrator. Har bestyrelsen ikke antaget en administrator, vælger den i stedet en kasserer.
En administrator overtager ikke bestyrelsens rolle. Bestyrelsen har stadig den daglige ledelse og ansvaret, og administratoren bistår med de administrative opgaver. Administrator er heller ikke en beskyttet titel, men normalvedtægten stiller ét klart krav: administratoren må hverken være ejer i foreningen eller dens revisor.
De typiske opgaver
Hvad administratoren præcis gør, afhænger af administrationsaftalen. I praksis handler det oftest om den økonomi og drift, som bestyrelsen efter normalvedtægten skal sørge for:
- budget og årsregnskab
- opkrævning af fællesudgifter og opfølgning på restancer
- forberedelse af generalforsamlingen
- forsikringer og kontakten til forsikringsselskabet
- vedligeholdelsesplanen og koordinering af håndværkere
Ifølge Social- og Boligministeriets vejledning til normalvedtægten er det ofte en del af aftalen, at administratoren opkræver fællesudgifterne. Bestyrelsen skal dog fortsat holde øje med, at indbetalingerne faktisk kommer. En god administrator gør det let ved at rapportere jævnligt og tydeligt om økonomi og restancer, så bestyrelsen ikke først opdager et problem op til generalforsamlingen.
Hvornår giver det mening?
Loven kræver ikke en administrator, og har foreningen en engageret bestyrelse, kan den sagtens nøjes med en kasserer og en revisor. Det bliver mere relevant, når ingen i bestyrelsen har tid til regnskab og opkrævning, når store arbejder på fællesejendommen skal planlægges og finansieres, eller når mange lejligheder er udlejet, og der derfor bor færre ejere, som kan og vil sidde i bestyrelsen.
Vejledningen peger desuden på, at manglende kompetencer i bestyrelsen som hovedregel kan løses ved at engagere en professionel administrator. Normalvedtægten giver nemlig ikke plads til en ekstern, professionel bestyrelse, da kun ejere, deres ægtefæller eller samlevere og myndige husstandsmedlemmer kan vælges.
Bestyrelsen skal også sørge for renholdelse af fællesarealerne, og derfor har mange foreninger brug for både en administrator og en fast aftale om rengøring af opgangen. BY Administration tilbyder for eksempel både administration af ejerforeninger i København og trappevask for ejer- og andelsforeninger, så I kan samle økonomien og opgangen ét sted.
Det skal stå i aftalen
Uanset hvem I vælger, er aftalen det vigtigste dokument. Vejledningen anbefaler, at administrationsaftalen udtømmende beskriver administratorens fuldmagt og opgaver, fordelingen mellem administrator og bestyrelse, honorar, forsikringer og opsigelsesvilkår.
Spørg også, hvem der godkender betalinger fra foreningens konto, hvilke forsikringer administratoren har for sit arbejde, og hvordan regnskab og dokumenter bliver overdraget, hvis I en dag skifter. Administratorens honorar betales som en fællesudgift og fordeles som udgangspunkt efter fordelingstal, så det er alle ejeres penge, der er på spil. Bed derfor hver administrator om et tilbud på præcis de samme opgaver, så tilbuddene kan sammenlignes. Med en klar opgavefordeling får bestyrelsen mere tid til det, frivillige gør bedst: at træffe de beslutninger, der gør ejendommen til et godt sted at bo.